仕事はテトリス。効率よく働くための思考のヒント。

みなさん、日々業務に振り回されていませんか？昨今、働き方改革の一環で残業が抑制される中、仕事量は変わらないのにどうやって業務をこなしていけば良いのか。これまで以上に業務に高い効率が求められる時代になってきました。

私自身、サラリーマンをしていて日々効率的に働くことを意識していますが、そんな中感じるのは、仕事はテトリスに似ているいうことです。テトリスをするように仕事をすることで効果的なタスク処理の手助けになっているように感じます。これについてお話したいと思います。

優先順位と取捨選択を間違わない

日々、さまざまな仕事（タスク）という名のブロックが降ってきます。その中には、今積み上げてしまうと他の業務に悪影響を及ぼしかねない変な形をしたブロックがいたりします。

一方で、めちゃくちゃシンプルな形をしたブロックもいたりします。実際のテトリスにはないですが、ただの四角いブロックひとつだけみたいなやつもたくさん降ってきます。

テトリスを隙間なく埋めるためには、降ってくるブロックの中から優先順位をたてて正しく取捨選択するという作業がなにより重要です。タスクの仕訳みたいなものですね。

超高速で行う

優先順位だてと取捨選択が正しく行えても、処理スピードが遅ければ意味がありません。せっかく正しいブロックを選択出来ていても、降ってくるスピードに追い付けなければブロックをうまく積み上げられません。

では、どうやって処理スピードをあげればいいのでしょうか。

メールは即レスが基本

私は基本的にメールは即レスします。すぐに対応できることは、その場でぱっぱと処理していきます。でないと、それが残タスクとして残ってしまうことになり、そういう残タスクがたくさん溜まってくるとあとから思い出すのに時間がかかってしまいます。

えーっとこれは何の件だったっけ・・・という時間が無駄なんです。時間の無駄であり思考の無駄です。人が一日に集中できる時間って限りがあるので、なるべく無駄な思考は排除したいんですよね。

ワンパンで処理できるよう意識する

働いていると結構いるのですが、無駄に仕事を持ち帰る人が多すぎます。「検討します」とか「確認します」がみんな口癖みたいになっていますね。すごく簡単なことでも、すぐにそうやって一時退避してしまいます。

このタイプの人は三種類いると感じますね。

責任を負いたくない人には、もっと責任感を持てと言いたいです。しかし、これはマインドの問題なので一朝一夕には身に付きませんね。

すぐにでも改善できるのではないかと思うのが、真面目すぎる人。これ、すごくもったいないなと思うんですよ。その場で処理すれば終わることなのに、先延ばしにすることで自分で自分の首を絞めている人がたくさんいます。

特に精緻な回答を求められているわけではないのに、すごく時間をかけて数字をはじいたりする人がいます。はっきり言って真面目すぎます。

スピードと精度についてよく考える

時間は有限だということです。財務レポートでいい加減な数字を提示するのはいけませんが、ちょっとした社内だけの会議なんかに無駄に時間をかけて必要以上に完成度の高い資料を作成する必要はまったくありません。ちょっとした質問に対して、無駄に精緻な数字をはじいて回答する必要もありません。

こういったことに時間をかけている人が多すぎます。全体像を把握するためだけに質問をしていて、そんなにしっかりした回答は求めていないのに、無駄に時間をかけまくる人がいます。ありがたいのですが、そういう人はスピードと精度のバランスについて考える必要があります。

とにかく真面目な人は、時間がかかっても詳細なデータを提出することが善しとされると勘違いしています。それはケースバイケースです。時には、スピードがないのもミスだという観点を持つべきです。

まとめ

優先順位と取捨選択を間違わず、そのうえで超高速で仕事が行えていれば、あなたのテトリスは隙間なく高密度に積みあがっているはずです。

しかし、中には、パッと見て一生懸命働いているように見えても、テトリスが隙間だらけでいびつな形に積みあがっている人がいます。

忙しいこと自体に価値を見出してはいけない

こういうひとは、忙しいこと自体に価値を見出している可能性があります。実は忙しい自分に酔っているだけで、効率よく働くという重要な部分から目をそらしています。

重要なのは、忙しいことそのものではありません。決して、忙しいこと自体に価値を見出してはいけません。

効率よく仕事を行い、空いた時間で有益なことをしよう

この世の中で最も平等なものは時間です。そして、時間は限りあるものです。仕事というのは、その大切な時間を捧げているものです。

できることはなるべく効率よく行い、空いた時間でこれまでにできなかった有益なことをしましょう。時間を大切にすることは、人生の幸福につながるはずです。