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【基本構成と頻出フレーズ】英語のビジネスメールの書き方

デスクの上にある開いているノートパソコンとその隣に置かれたコップ

多くの人にとって仕事で英語と絡む機会が増えてきているはずです。当然英語のメールも。あなたも今まさにそんな必要に迫られていませんか？

英語のメールはむずかしそうに思えるかもしれませんが、ある程度決まった構成があるのでポイントさえ押さえておけばそれほど難易度は高くありません。それに、直接相手と話すわけではないので、自分のペースで落ち着いて作成もできます。発音も気にしなくていいです。

今回は、1.件名 2.相手の宛名 3.書き出しの言葉 4.本文 5.結びの言葉 6.署名という6つの構成要素にメールを分解し、それぞれについて書き方のポイントと知っておくと便利な定番フレーズをご紹介します。是非参考にしてみてくださいね。

英文ビジネスメールの基本構成と作成のポイント

件名

件名の書き方のポイントは要件を手短にハッキリと書くこと。件名は最初に目にする要素なので、そのメールが何のメールなのかが一目で判断できることが大切です。

《知っておくと便利なキーワード》

  • Request　依頼（for~）
  • Quotation　見積もり
  • Inquiry　問い合わせ（about～）
  • Order　注文
  • Question　質問
  • Confirmation　確認
  • Change　変更
  • Notice　お知らせ
  • Meeting　打ち合わせ

相手の宛名

宛名の基本は”Dear 名前”です。初対面の人や社外の人には名前のまえにMr.やMs.をつけるのが一般的ですが、社内の人であったり取引先の相手でもそれなりに親しい間柄であれば省略することもあります。

日本系のグローバル企業に多いのは、さん付けです。英語のメールでも、”Dear XX-san”のような言い方をすることがあります。この場合、特に目上の人に対してさん付けをします。私が勤めている会社でも実際に使っています。

《よく使うパターン》

  • Dear Mr./Ms.XX　最も基本的な言い方。Mr./Ms.は場合によっては省略可。
  • Dear XX-san　日本系のグローバル企業ではわりと一般的なさん付け
  • XX　直接名前だけパターン。偉い人が部下やチームに対して使います。
  • Hi XX　親しい間柄の場合のラフな言い方
  • Dear All　各位
  • Dear team　プロジェクトリーダーなどがメンバーに対して使います

書き出しの言葉

日本語なら『いつもお世話になっております』のような定番の書き出しがありますが、英語のメールには不要です。いきなり要件から入ってください。日本の感覚になれていると失礼では？と思うかもしれませんが、全く失礼ではないですし、その方が普通だということを理解しておいてください。

もらったメールに返信する場合は、”Thank you for your e-mail.（メールをありがとうございます）”から始めることは多いですが、しいていうならこのような一言が一種の書き出しの言葉に該当すると思います。

本文

本文のポイントは、メールの目的を具体的かつ簡潔にわかりやすく文章にすることです。注意すべきポイントは、長くなり過ぎないこと。日本人はだらだら長い文章が大好きです。しかし、冗長な文章は返って失礼と捉えられてしまいかねません。外国人相手には、要件だけをシンプルに伝えるのがベストです。

《本文で使える知っておくと便利なフレーズ》

  • I am writing this e-mail to ～.　私は～のためにこのメールを書いています。
  • The purpose of this e-mail is to ～.　このメールの目的は～です。
  • I would like to ask you to ～.　あなたに～をお願いしたいのですが。
  • Due date : Jun.26th　期日 : 6/26

結びの言葉

英語のメールにはどんなメールでも必ず最後につける結びの言葉があります。ご存知の方も多いと思いますが、”Best regards（ベストリガーズ）”です。日本語に訳すのはナンセンスな英語だと思いますが、『宜しくお願いします』のようなものです。

Best regards以外にも相手に合わせて使い分けができるバリエーションが豊富ですが、最も一般的で誰が誰に対してでも違和感なく使えるのが Best regards です。これだけはおさえましょう。

《ビジネスシーンで使える結びの言葉》

  • BR
  • Best
  • Regards
  • Kindest regards
  • Sincerely
  • Thanks

署名

メールの最後には署名をつけましょう。英語の場合、順番が日本語とは少し違います。以下の順番で書くと良いです。

  1. 自分の名前（フルネーム）
  2. 役職名　所属部署
  3. 会社名
  4. 会社の住所
  5. TEL　FAX　※日本の国番号(+81)から記載しましょう

まとめ

英語のメールでは、要件を手短に簡潔に伝えることが大切ですので、長い文章を書く必要もありませんから、基本構成と書き方にポイントさえ押さえておけばそれほど難易度は高くありません。

発音を気にしなくていいですし、落ち着いて作成できるのでハードルが低いと思います。

英語のメールをする機会は今後もますます増えてくると思います。是非、英語のビジネスメールの書き方をマスターしてあなたの英語力を1UPさせてみてくださいね。

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