【保存版】英語の電話対応に使える基本フレーズ集【ビジネス】

会社にかかってきた電話。いつものように受話器を上げようとしたが、ふと電話機に目をやると明らかに見慣れない数字が表示されていてる。「うわ、海外からの電話だ、どうしよう・・・」こんな経験はありませんか？

普段から英語がそこそこ使える人でさえも、突然の英語の電話には焦ってしまうものです。しかし、電話応対の形式はある程度限られているので、事前に基本フレーズをおさえておくことだけで対応力はグッとあがります。

今回は、突然の英語の電話にも落ち着いて対応できるように、英語の電話対応に使える基本フレーズ集をご紹介します。

英語で電話を受ける場合のフレーズ

第一声 自分の会社を名乗る

Hello, XXX corporation. How may I help you?
（はい、XX株式会社です。どのようなご用件でしょうか？）

基本中の基本ですが、英語の電話での第一声は”Hello”です。これは、ビジネスでもプライベートでも一緒です。

May I～はビジネスシーンで使える丁寧な言い方です。英語に敬語は基本的にはないのですが、同じようなフレーズでもより丁寧なのはこっちというような違いはあります。Can I～よりはMay I～の方が丁寧なのでビジネス向けです。とはいえ、別にCan I～を使っても「おい失礼だな」とはならないので、あまり深く考えなくてもいいです。

Hello, this is Hiro Yamada speaking.
（はい、ヤマダヒロです。）

今電話で話しているのが誰なのかを相手に伝える時の言い方です。自分宛ての電話を取り次いでもらったときの第一声として使うといいでしょう。

担当者につなぐことを伝える

I’ll transfer your call to Mr.Tanaka.
（田中におつなぎいたします。）

電話をほかの人につなぐ場合は、transferを使います。 transferは直訳すると転送するという意味です。 “Transfer ○○ to 人”で、○○を人にtransferします、という意味になります。

I’ll put you through to Mr.Tanaka.
（田中におつなぎいたします。）

別のパターンで、”put you through”という言い方もあります。発音が少し難しいのでtransferを使った方が無難ですが、一応覚えておいても損はないですね。

Just a moment, please.
（少々お待ちください。）

保留に入る前の基本フレーズです。他にも、One moment, pleaseやCould you hold on a moment, please.などの別の言い回しもありますが、とりあえずこれさえ知っておけばOKです。

担当者が不在であることを伝える

I’m afraid. He is away from his desk right now.
（申し訳ありません。彼はただいま席を外しております。）

I’m afraidは「残念ながら、申し訳ありませんが」を伝える言い方で、I’m sorryでも結構ですが、ビジネスシーンではより堅い表現であるI’m afraidが使われることが多いということだけは覚えておきましょう。

away from the deskは席を外しているということを伝える定番フレーズです。同じような言い方で、out of the office（外出中）という言い方も定番です。

right nowとnowの違いは、right nowの方がnowよりもピンポイントでこの瞬間を表した言い方になります。

He’ll be back in an hour. I’ll tell him/her you called.
（彼は、1時間で戻ると思います。電話があった旨をお伝えしておきます。）

in an hourの部分を好きなように変えて使います。すぐに戻ると伝える場合は、He’ll be back soonにしましょう。電話がったことを伝えておきます、と言っておけばスムーズに電話が終わりそうですね。

Would you like him to call you back?
（彼からの折り返しが必要ですか？＝彼に折り返しお電話するよう伝えましょうか？）

折り返しが必要かどうかを尋ねるフレーズです。himの部分は女性の場合はherにして下さいね。

Can I take a message?
（伝言を承りましょうか？）

中高生の頃に英語の勉強を頑張った人なら見覚えのあるフレーズだと思います。伝言が聞き取れないと意味がないので、ちょっと使うのを躊躇してしまいそうなフレーズですが、これも定番フレーズなので逆パターンとセットで覚えておきましょう。※take a message（伝言を聞く）⇔leave a message（伝言を残す）

相手の情報を聞く

May I have your name and your phone number?
（お名前とお電話番号をお伺いしてよろしいですか？）

Can you spell your name?
（お名前のつづりを教えていただけますか？）

Let me repeat. Your name is Mr.Mike, and your phone number is 123-456. Is this correct?
（復唱します。お名前はマイク様で、お電話番号は123-456でよろしいでしょうか？）

相手の情報を正しく理解しましょう。最後は、Thank you very much, bye.で電話を切ればOKです。

英語で電話をかける場合のフレーズ

第一声 自分の会社名と名前を伝える

Hello, this is Hiro Yamada from XXX Corporation.
（こんにちは、XXX株式会社のヤマダヒロと申します。）

まずは、自分の名前と会社名を名乗りましょう。第一声のHelloは、時間帯によって”Good morning”や”Good afternoon”、”Good evening”などを使い分けるとより良いです。from~で自分の所属を伝えます。

担当者を伝える

May I speak to Mr. Mike in sales department?
（ 営業のマイクさんはいらっしゃいますか？ ）

誰に取り次いでほしいかを伝えるときは、May I speak to～を使います。基本フレーズですので確実におさえておきましょう。担当者が所属している部門名も付け加えてあげるとより丁寧ですね。

I would like to speak to Mr. Mike, please?
（マイクさんとお話がしたいのですが。）

別のパターンとして、こういったフレーズもあります。I would like to～は相手に頼みごとをする際の定番フレーズです。電話に限らず使えるのでおさえておくと便利です。

Could you transfer this call to the person in charge?
（ご担当者様におつなぎいただけますでしょうか？）

飛び込み営業の電話など、相手の担当者が分からない際には”person in charge”という表現を使います。担当者や責任者という意味です。

電話の目的を伝える

I’m calling to arrange an appointment to introduce our company’s technology.
（弊社の技術をご紹介をさせていただくためアポイントをお取りしたくお電話差し上げました。）

I’m calling to～から始めることで電話の目的を伝えることができます。

担当者が不在の時

When will he/she be back?
（いつお戻りになられますか？）

Could you tell him/her that I called?
（電話があったことをお伝え願えますでしょうか？）

Could you tell him/her to call me back?
（折り返しお電話いただくようお伝えいただいても宜しいでしょうか？）

May I leave a message?
（伝言をお伝えいただいても宜しいでしょうか？）

I will call him/her back later, thank you.
（後ほどこちらから改めてお電話いたします。ありがとうございました。）

担当者が不在だった時、上記のようなフレーズが定番です。Could you～は、I would like to～と同様に相手に何かをお願いする時の定番フレーズです。

May I～もお願いする時の表現ですが、Could you～が相手に何かをお願いする言い方なのに対し、May I～は、私が～してもいいですか？という言い方になります。

電話対応は自分の英語に自信をつける良い機会

電話対応は形式的なので、受け答えの定番フレーズを知っておけば怖くありません。はじめのうちはあまり手広く考えず、基本フレーズだけをしっかりおさえておくことをおすすめします。

今回紹介したフレーズをメモして手元に置いておくなどしてぜひ活用してみてください。何度失敗をしても大丈夫です。一度でもうまくいけば過去の失敗はすべて今回の成功に必要な材料だったとして昇華されます。

英語力を高めたい人にとって、英語の電話対応は案外いい機会かもしれませんね。